• Introduction
• Écrits, mode d'emploi
• Clarté du message
• Concision du message
• Le lexique
• Conjuguer
• L'accord du participe passé
• L'accord de même - tout - quelque
• La ponctuation
• Dispositions typographiques
• Les chiffres et les nombres
• Les caractères et les polices
• La présentation
• Le courriel
• Le nommage des fichiers
• Avant de transmettre le document
• Bibliographie

INTRODUCTION

Qu'est-ce qu'un texte lisible ? Que signifie l'expression « bien écrire » ? Pourquoi le message « passe-t-il » ou « ne passe-t-il pas » ?

La clarté du message, la qualité de la présentation et la concision du propos interviennent à parts égales dans ce que l'on pourra appeler l'équation de la communication écrite.

La correction orthographique et grammaticale participe à la maîtrise de la langue et donc à la clarté du message. En ce domaine, les logiciels d'aide à la détection de fautes orthographiques ou grammaticales ne sauraient se présenter comme une panacée. Ils ne remplaceront jamais le rédacteur dans la phase d'élaboration du document. devant sa feuille ou devant son écran.

Aussi, que l'aide électronique ne devienne pas une béquille encombrante ! Ne confondons pas correcteur et écrivain public. Ne confondons pas outils et maître d'oeuvre.

Le présent fascicule électronique vise modestement à rassembler et à présenter les ingrédients essentiels pour concevoir une communication écrite efficace.

ÉCRITS, MODE D'EMPLOI

On n'écrit pas de la même manière selon que l'on souhaite rédiger une lettre (de candidature, de motivation, d'avertissement), un rapport (d'activité, d'enquête), un dossier, un article ou une simple note de service.

Avant de réinventer la roue, il suffit bien souvent de s'inspirer de ce qui existe déjà, aussi bien en termes de présentation, que de ton ou de manière d'aborder les sujets. Conservatisme ? Certainement pas ! Un message « qui passe » respecte le plus souvent les habitudes de lecture du ou des destinataires.

Le bouleversement de la forme, du style ou du ton ne peut se concevoir que de manière délibérée avec la parfaite conscience de ce que l'on recherche : mais c'est un autre débat.

Quel que soit le document à réaliser, l'essentiel du message doit figurer sur la première page, voire dès les premières lignes. Ce seront :

L'objet en début de lettre,
Un bref exposé des motifs en tête de rapport,
Un titre explicatif sur la couverture d'un dossier.

CLARTÉ DU MESSAGE

« Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement,
Et les mots pour le dire arrivent aisément. »

Il n'existe pas de sujet complexe, il n'y a que des formulations compliquées ou confuses.

1. Toujours préférer les phrases courtes, de moins de 30 mots.
2. Aller droit au but, poser le problème en deux ou trois lignes, quitte à revenir sur les circonstances et les détails nécessaires à toute la compréhension du propos.
3. Éliminer les redondances, la multiplication des adverbes et les formules qui visent à emporter l'adhésion du lecteur :
ex : «D'ores et déjà au jour d'aujourd'hui, notre action est à l'évidence parfaitement et réellement mal comprise, tout le monde en conviendra. » (l'information effective tient en cinq mots : notre action est mal comprise) - En conclusion pour ma part je pense qu'il faut baisser les prix. (la conclusion tombe sous le sens de l'affirmation : il faut baisser les prix).

La difficulté réside en effet dans la distinction entre l'information que l'on souhaite transmettre et ses propres commentaires, sa propre opinion. Autant que faire se peut, le rédacteur distinguera nettement les deux éléments et dosera soigneusement les « ce que je crois » et autres « quant à moi personnellement ».

CONCISION DU MESSAGE

Écrire pour les autres ne rime pas avec création d'une oeuvre de littérature. A éviter, les romans fleuve, mais également le style télégraphique pouvant prêter à confusion («qu'a t'il donc bien voulu dire ? ») et les messages sibyllins («ok » sans autre précision et sans même rappeler à quoi la réponse fait référence).

L'auteur doit se mettre à la place du destinataire pour imaginer l'impact du document. Le laps de temps qui va s'écouler entre l'ouverture de l'enveloppe ou de la chemise et son envol vers la pile des rebuts peut être extrêmement bref Il sanctionne ainsi un document efficace (un coup d'oeil suffit pour évaluer sa teneur) ou au contraire non avenu (trop long, qui exige de lire attentivement avant de saisir enfin de quoi il retourne).

Autrement dit et en poussant le raisonnement à l'extrême, pour un impact optimal, le document à produire ne devrait pas dépasser un recto ! C'est ce que l'on recommande d'ailleurs pour les lettres, les CV, les mémos et les notes. Si le document « déborde » sur le verso ou tout simplement s'étend sur plusieurs pages, alors il faut choyer sa première page ou sa couverture (sa « Une » pour un journal ou une revue) : c'est là, dans l'annonce du contenu que la concision est attendue.

LE LEXIQUE

Un message clair requiert un usage pertinent du vocabulaire.

Le destinataire n'a pas toujours de dictionnaire sous la main : éviter les mots rares ou précieux, les termes de métier, les jargons et autres termes techniques à l'adresse des non-professionnels, y compris des collaborateurs qui ne sont pas nécessairement aussi informés qu'on pourrait le croire.

Cependant, un vocabulaire sobre ne rime pas nécessairement avec pauvreté de la langue. La première des tâches consiste à trouver le mot juste, à utiliser le terme exact : précision et rigueur du vocabulaire.

avatar est improprement employé à la place d'aventure ou d'incident - de même apologie avec panégyrique, sérieux (anglicisme, serious) avec grave - se baser avec se fonder - achalandé avec approvisionné - s'avérer (être vrai) avec se révéler - somptuaire avec exagéré - au niveau de (à la hauteur de) avec sur plan de (au point de vue de) - etc.

Les verbes dynamisent le propos et lui donnent la vigueur nécessaire. Ils participent au rythme de la lecture. Une dérive actuelle tend à ne plus conjuguer les verbes et donc à multiplier les verbes à l'infinitif («Pour pouvoir vaincre la crise, on doit faire faire une étude »). Résultat : une lourdeur désespérante, une pesanteur néfaste.

1. Éviter le plus possible de recourir aux verbes qui n'induisent aucune action (être, paraître, devenir, sembler, permettre, avoir, rester)
2. Éliminer la forme passive («cette action a été réalisée par M. Dupont », remplacer par « M.. Dupont a réalisé»)
3. Préférer le présent au passé. Préférer le passé composé (moins littéraire) au passé simple (désuet).

CONJUGUER

La confusion et le mélange des temps (passé - présent - futur) nuit à la lisibilité du texte. Le présent convient à la plupart des formes de documents et donne vie à leur contenu. En général, l'emploi du futur ne se justifie pas, sauf si l'on souhaite expressément se référer à un événement à venir.

L'usage des modes (indicatif ou subjonctif ?) ne pose aucun problème si l'on respecte la règle : l'indicatif est le mode du réel, le subjonctif, celui de l'irréel.

1. On utilise le subjonctif dans la proposition subordonnée quand le verbe exprime un ordre, un sentiment, un doute («il faut que tu viennes, je crains qu'il soit malade, je doute qu'il réussisse »)

2. Lorsque la proposition principale est à la forme négative ou interrogative, le subjonctif est de rigueur (distinguer «je crois qu'il vend bien » et « je ne crois pas qu'il vende bien »)

3. Toujours le subjonctif avec : avant que, en attendant que, jusqu'à ce que, non que, soit que, pour que, de peur que.
ATTENTION : Après qu'il eut vendu (indicatif, mode du réel et non pas qu'il ait vendu).

4. Place de l'accent aigu et de l'accent grave :
I. Le « E » devient « È » devant une syllabe muette. ex : lever, il se lève.
II. Le « É » devient « È » devant une syllabe muette finale. ex : espérer, il espère, mais bien : il espérera.

L'ACCORD DU PARTICIPE PASSÉ

1. C'est ici que se sont vendus les livres.
   Le participe passé avec être s'accorde avec le sujet du verbe (que l'on trouve à l'aide de la question « qui est-ce qui ? »).
2. Rapidement épuisés, ces livres ont eu un vif succès.
   Le participe passé sans auxiliaire (être/avoir) s'accorde avec le nom auquel il se rapporte, quelle que soit sa place.
3. Elle a écrit à la présidence. Il a lu une histoire.
   Le participe passé avec avoir est invariable si le verbe n'a pas de complément d'objet direct ou encore si le complément d'objet suit le verbe.
4. Les livres que j'ai lus - Il les a lus.
   Le participe passé avec avoir s'accorde avec le complément d'objet direct placé avant.
5. Cette oeuvre est plus difficile que nous ne l'avions prévu - J'ai cherché des livres et n'en ai pas trouvé.
   Le participe passé est invariable avec l' et en.
6. Les spectateurs se sont enfuis.
   Le participe passé des verbes pronominaux s'accorde avec le sujet, sauf s'arroger qui s'accorde avec le complément d'objet direct (Les droits qu'elles se sont arrogés - elles se sont arrogé des droits)
7. Les livres qu'elles se sont envoyés.
   Si le verbe n'est qu'exceptionnellement pronominal, le participe passé s'accorde avec le complément d'objet direct placé avant.
8. Le sens détermine l'accord, de même que la réflexion :
   • Ces livres nous ont servi (question « à qui ? »)
   • Le garçon nous a bien servis (question « qui ? »)
   • Ces livres nous ont plu (certains verbes n'ont jamais de complément d'objet direct, le participe est donc invariable)
   • Les froids qu'il a fait (le participe passé des verbes impersonnels est invariable)
   • Les oeuvres que j'ai entendu jouer (jouer = complément d'objet direct)
   • Les musiciens que j'ai entendus jouer (qui agit ?)

L'ACCORD DE MÊME - TOUT - QUELQUE

Alternativement adjectifs, pronoms (qui s'accordent) ou adverbes (invariables) ces trois mots peuvent causer bien du souci. Tout est question de sens

1. MÊME est adjectif quand on peut le remplacer par « semblable » (Nous avons les mêmes livres) ou lorsque MÊME implique une idée d'insistance (Nous-mêmes - Les règles mêmes de l'orthographe).
2. MÊME est adverbe (donc invariable) quand il est employé dans le sens de « aussi » (Même les livres vieillissent).

1. TOUT au sens de « la totalité de » est adjectif ou pronom
   (Tous les livres - Vous êtes tous concernés ).
2. TOUT est adverbe (invariable) au sens de « tout à fait » «entièrement »
   (La couverture est tout orange - Une tout autre formulation).
3. Cependant et c'est une question d'euphonie, TOUT adverbe s'accorde devant un adjectif féminin commençant par une consonne ou un h aspiré (Elles sont toutes menues - elles sont toutes honteuses).

1. QUELQUE , adjectif, au sens de « plusieurs » est pluriel (J'ai lu quelques livres) et se met au singulier quand on peut le remplacer par « un certain »
   (Il a quelque inclination pour la lecture).
2. QUELQUE est adverbe (invariable) quand on peut le remplacer par « si » ou par « environ » (Quelque nombreux qu'ils soient - Il a embauché quelque dix personnes)
3. QUELQUE ou QUEL QUE ? Toujours en deux mots devant un verbe au subjonctif (Quels que soient - Quelles que difficiles aient été les tâches).

LA PONCTUATION

D'un emploi délicat, le point-virgule tend à disparaître au profit du point. Limiter l'abus de points d'exclamation, de suspension (trois points) et d'interrogation, éviter absolument leur combinaison «!!???!!?!»

Pas de virgule avant un pronom relatif (J'ai vu un livre qui - pas de virgule - me plaisait).

Préférons les guillemets français « et » aux américains ". Ils encadrent des citations ou marquent la distance de l'auteur par rapport à certains mots ou expressions. Quant aux mots étrangers, soit ils s'entourent de guillemets, soit ils s'italisent : on ne saurait combiner les deux et il faut choisir " ou « une fois pour toute, afin de conserver son unité au document.

Comment obtenir les guillemets ouvrants («); et fermants (») sur un clavier d'ordinateur ?

• Combinaison des touches Commande-è («) et Commande-MAJ-7 (») sur Macintosh (on appelle aussi Alt la touche Commande)
• simultanément ALT 174 ou 175 sur le clavier numérique des PC et compatibles sous DOS)
• « («) et » (») en HTML

Parenthèses ou tirets ? Les parenthèses isolent un commentaire, indiquent un rappel ou fournissent une explication non nécessaire à la compréhension générale du texte. Les tirets ont l'effet inverse et mettent en valeur le passage concerné :

J'ai déjà exposé ces faits (Cf mon rapport du mois dernier), mais vous ne vous en souvenez pas - j'en suis convaincu.

On supprime le second tiret lorsqu'il termine une phrase.

Les caractères de ponctuation diacritiques (qui supposent que la plume se lève du papier pour les dessiner : «  ; - ? - ! -  » se précèdent d'une demi-espace insécable et se suivent d'une espace normale. Sauf : les points de suspension qui restent accolés au mot qui les précède.

DISPOSITIONS TYPOGRAPHIQUES

ABRÉVIATIONS

1. M. (et non Mr - de Mister) pour Monsieur - MM. pour Messieurs - Mme (Madame), Mmes - Mlle (Mademoiselle), Mlles - Mgr (Monseigneur), NN.SS. (Nos Seigneurs) - Dr (Docteur), Drs
2. Respecter les minuscules et les majuscules des unités de mesure. Ces dernières saluent un savant, Hz (Heinrich Hertz), W (James Watt), A (André-Marie Ampère), K (sir William Thomson lord Kelvin). Exception : M pour Méga (un million, soit 10⁶), G pour Giga (un milliard, soit 10⁹) et T pour Téra (un million de millions, soit 10¹²) afin de ne pas les confondre avec m (mètre), g (gramme), t (tonne). Observer : kWh (kilowatt heure) - g (gramme) et gr (grade) - mm (millimètre) - mn ou min (minute) - s (seconde) - ha (hectare) - °C (degré Celsius et non Centigrade), F (Franc)
3. abréviations diverses : ex. (exemple), fig. (figure), bd (boulevard), etc. (et caetera - avec un seul point), Cf (confer, voir), p. (page)

LES CHIFFRES ET LES NOMBRES

1. S'écrivent en toutes lettres, les âges (elle a vingt-huit ans), les durées (la lecture dure depuis dix minutes) et les quantités exprimées autrement qu'en unités de mesure (cent personnes).
2. En chiffres arabes : les mesures (1 000 kW), les sommes (500 $), l'expression de la date (12 février 1992 - il arrive à 15 h 10) les pourcentages (18,6 %) et les numérotations (article 1852 § 3, p. 17, mais Tome XII, planche IV).
3. En chiffres romains : les siècles (XVIIIe siècle), les lignées et assimilés (la XIXe dynastie, Louis XI, le Xe congrès) ainsi que les armées et les régions militaires.

LES CARACTÈRES ET LES POLICES

L'outil informatique autorise toutes les fantaisies. Un bon traitement de texte et une bonne imprimante peuvent ainsi déboucher sur des résultats catastrophiques en matière de lisibilité Abondance de moyens nuit.

Première des règles : se conformer à ce qui est en vigueur dans l'entreprise (documents type, tradition de mise en page) ou à ce qui se fait chez les professionnels.

Limiter généralement l'usage à deux polices de caractères par document. L'un servira aux titres (ex : un Avant Garde Bold), l'autre au texte lui-même (ex : un Times). Attention à la compatibilité des polices entre elles :

1. les caractères sans empattement (on les appelle des Antiques ou Sans-sérif, ex: la police Helvetica) se marient avec toutes les autres familles.
2. Les polices à empattement rectangulaire (alias Égyptiennes, comme les Rockwell), les Elzévirs (à empattements triangulaires, ex: la police Times) et les Didots (à empattement filiforme, comme les Bodoni) ne se marient pas (même pas entre elles) sauf avec une Antique.
3. De la même manière, on limite la multiplication des différentes tailles de caractères (que l'on appelle des Corps). La taille de référence est toujours celle du texte : c'est elle qui détermine la taille (plus grande) des titres ou têtes de section du document et celle (plus petite) des notes de bas de page.

1. Pour une progression harmonieuse entre les différents éléments du document (titre, sous-titre, titre de section, etc.), il convient de procéder en cascade de deux points par deux points : si le texte (point de référence) est arrêté à un corps 10, le plus petit des titres fera 12 points (Corps 12).
2. Plus la longueur des lignes est grande, plus la taille de la police doit être importante. On estime qu'une colonne de revue ne devrait pas dépasser 39 lettres.

LA PRÉSENTATION

Dans une lettre (correspondance), un mémo ou un rapport la justification ne se justifie pas

Le fer à gauche (alignement sur la marge de gauche), simple à mettre en oeuvre, fournit une parfaite lisibilité.

La justification convient en revanche à un journal interne. On entre alors dans le domaine délicat de l'édition électronique : cela requiert formation, attention, sens de l'esthétique, intérêt et passion.

Afin de ne pas alourdir la lecture, les lignes ne doivent pas dépasser une longueur de 150 mm (corps 12 requis). Une longueur de 30 mm s'accommodera de caractères très petits (corps 5 ou 6), mais attention à la fatigue visuelle.

Le document doit être aéré (le texte des lettres ou mémos commencent à un tiers du haut de la page). Indiquer lorsqu'il convient de tourner la page (symbole ../..).

Tous les éléments d'identification figurent-ils sur la première page ? identité (nom, fonction, statut) de l'auteur, service ou société, date, lieu, destinataire, copie(s), objet, nature (billet ou rapport ?), une réponse est-elle ou non souhaitée

Faut-il rappeler que la lettre manuscrite s'impose dans certains cas (correspondance non professionnelle, remerciements, lettres de candidatures).

Le courriel

Un simple exemple commenté :

mode d'emploi rapide

principes généraux de nommage des fichiers

Pour vous comme pour vos collaborateurs, il est important de nommer les fichiers de manière claire pour tous.

Vos fichiers étant destinés à être fréquemment acheminés par courrier électronique, il est recommandé de les enregistrer dans l'un des formats les plus répandus à défaut de pouvoir respecter les normes internationales en vigeur (html, cgm, png, etc.).

Le nom des fichiers ne doit comporter aucun caractère diacritique, aucune espace, pas de tiret (« - »), pas de caractère de ponctuation à l'exception du point qui précède le suffixe.

1er exemple : « sqt_presentation_tmp.ppt » :

• en préfixe « SEQ » désigne l'appartenance au projet Sequant
• « presentation » désigne l'objet du document
• en infixe, « tmp » indique qu'il s'agit d'un document provisoire, temporaire ou de notes
• en suffixe, « .ppt » (le plus souvent invisible sous Windows) indique q'ui s'agit d'un document Microsoft PowerPoint

2d exemple : « SG_engagement_pst_fax.doc » :

• en préfixe « SG » désigne une société (la « Société Générale »)
• « engagement » désigne l'objet du document (ici : engagement de confidentialité)
• en infixe, « pst_fax » indique que le document a été posté et faxé.
• en suffixe, « .doc » indique qu'il s'agit d'un document Microsoft Word

les préfixes

SQT	tout document relatif au projet Sequant
GEP	tout document relatif au guide de l'étiquetage
MEMO	note pour diffusion interne
HLP	fichier d'aide
MODELE	modèle de document

les infixes

TMP	provisoire - notes
V1, V2...	version 1, version 2...
OK	validé, définitif
OLD	ancienne version, dépassé
EE, BL, CF, GO, JR, NB, SF, SM	précise éventuellement le nom du rédacteur
FAX	document destiné à être télécopié
PJ	document destiné à être expédié en pièce jointe d'un courriel
PST	document destiné à être expédié par envoi postal

les suffixes

à l'attention toute particulière des utilisateurs de Macintosh : veillez à terminer le nom de chaque fichier par le suffixe nécessaire à leur lecture par un PC-Windows ou Linux :

• .ai pour Adobe Illustrator
• .eps pour les fichiers PostScript
• .htm pour les fichiers HTML
• .doc pour Microsoft Word
• .gif pour les images web les plus fréquentes
• .jpg pour les images Jpeg
• .ppt ou .pps pour Microsoft PowerPoint
• .psp pour Adobe Photoshop
• .swf pour les fichiers Macromedia Flash Schockwave
• .vbs pour les fichiers VBscript - s'en méfier (virii)
• .xls pour Microsoft Excel

AVANT DE TRANSMETTRE LE DOCUMENT

Une fois le texte rédigé, une première relecture s'impose. Elle débusque les « sauts de pensée » (omission d'une phrase ou d'un mot). Le passage au détecteur de fautes orthographiques et grammaticales élimine les erreurs de frappe et la quasi totalité des fautes les plus courantes. Ca y est, on peut l'imprimer mais pas encore le transmettre.

Écrire pour autrui requiert du détachement par rapport à « sa prose ». Quelle que soit sa nature, le document doit être oublié une heure, un jour si c'est possible, afin de le relire une dernière fois avec un regard neuf, avec un regard presque étranger, celui de son destinataire.

On peut également pratiquer le principe de la double relecture, un collègue (ou ami) commentant le document.

A ce stade, l'auteur ou le rédacteur est en mesure de répondre aux questions : Vais-je être compris, ne vais-je pas être mal interprété ? Mais surtout à celles-ci :

1. De quoi s'agit-il ? De qui s'agit-il ?
2. Où ? Quand, pour quand et depuis quand ?
3. Comment et par qui ?
4. Dans quel but, pourquoi et pour qui ?
5. Avec quelles conséquences ?

Lorsque toutes les questions trouvent une réponse, c'est que le document est prêt !

NOTA : Les journalistes appliquent la règle des 5 W (Who, qui - What, quoi - Why, pourquoi - Where, où - When, quand)

BIBLIOGRAPHIE

Le nouveau Bescherelle 2 - L'art de l'orthographe
(1980 - Hatier)

Grammaire française
(par Albert Hamon - Classiques Hachette - 1962)

Grammaire de l'Académie Française
(nouvelle édition 1933 - Firmin-Didot)

Dictionnaire des difficultés de la langue française
(1971 - Larousse)

Le Petit Robert 1, dictionnaire alphabétique et analogique de la langue française.

Le Petit Robert 2, dictionnaire universel des noms propres.

On peut également s'inspirer de :

Manuel de Typographie française élémentaire
(Yves Perrousseaux - Atelier Perrousseaux éditeur)

Écrire pour son lecteur
(éditions du CFJ)